Zarządzanie Ryzykiem: Dlaczego Excel to za mało? Przewaga dedykowanej platformy GRC

Wiele organizacji rozpoczyna swoją przygodę z zarządzaniem ryzykiem od najprostszego i najbardziej dostępnego narzędzia - arkusza kalkulacyjnego Excel. To zrozumiałe, jest on elastyczny, powszechnie znany i na wczesnym etapie wydaje się wystarczający. Jednak w miarę wzrostu organizacji, rosnącej liczby ryzyk oraz zaostrzających się wymogów regulacyjnych (takich jak DORA), ograniczenia Excela stają się nie tylko barierą operacyjną, ale same w sobie generują poważne ryzyko.

Poniżej przedstawiamy, dlaczego dedykowana platforma, taka jak BCMLogic One, jest nie tylko usprawnieniem, ale koniecznością dla dojrzałego i skutecznego zarządzania ryzykiem.

1. Centralizacja i jedno źródło prawdy vs chaos wersji

W świecie Excela: Standardem stają się dziesiątki plików z różnymi wersjami rejestru ryzyka (rejestr_ryzyka_v3_final.xlsx, rejestr_ryzyka_ostateczny_popr_KW.xlsx). Dane są rozproszone, niespójne, a ustalenie, która wersja jest aktualna, graniczy z cudem. Taki model prowadzi do błędów, nieporozumień i braku jednego, wiarygodnego źródła informacji.

W BCMLogic One: Wszystkie ryzyka znajdują się w jednym, centralnym rejestrze ryzyka. Każdy użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami pracuje na tych samych, aktualnych danych, a każda zmiana jest rejestrowana i audytowalna. Platforma staje się jedynym, niepodważalnym źródłem prawdy o ryzykach w organizacji.

2. Pełen kontekst biznesowy vs dane w izolacji

W świecie Excela: Ryzyka opisane w arkuszu są oderwane od kontekstu biznesowego. Powiązanie ryzyka z konkretnym procesem biznesowym, zasobem IT, umową z dostawcą czy właścicielem wymaga ręcznego opisywania i jest statyczne. Brak dynamicznych połączeń uniemożliwia pełną analizę wpływu.

W BCMLogic One: Ryzyko nigdy nie istnieje w próżni. Każde zidentyfikowane ryzyko można dynamicznie powiązać z kluczowymi elementami organizacji, takimi jak procesy biznesowe , zasoby (np. systemy informatyczne, infrastruktura) czy dostawcy. Dzięki współdzielonej bazie danych, platforma tworzy interaktywną mapę zależności, pozwalając na natychmiastową ocenę, na co wpłynie materializacja danego ryzyka.

3. Automatyzacja i workflow vs ręczne zarządzanie procesem

W świecie Excela: Cały proces oceny, akceptacji i przeglądu ryzyka opiera się na ręcznych działaniach – wysyłaniu maili, ustawianiu przypomnień w kalendarzu i telefonicznym ponaglaniu. Śledzenie statusu i historii akceptacji jest uciążliwe i podatne na błędy ludzkie.

W BCMLogic One: Platforma posiada wbudowany, konfigurowalny silnik workflow, który automatyzuje cały cykl życia ryzyka. System sam wysyła powiadomienia do właścicieli ryzyk o konieczności przeprowadzenia oceny, kieruje ryzyka do akceptacji zgodnie z zdefiniowaną ścieżką i wysyła przypomnienia o zbliżających się terminach. Cały proces staje się ustrukturyzowany, powtarzalny i w pełni mierzalny.

4. Ustrukturyzowana mitygacja i monitorowanie vs statyczne zapisy

W świecie Excela: Plany postępowania z ryzykiem to najczęściej dodatkowa kolumna z opisem planowanych działań. Brakuje mechanizmu do śledzenia ich realizacji, przypisywania właścicieli zadań i monitorowania postępów. Monitorowanie wskaźników KRI (Kluczowe Wskaźniki Ryzyka) wymaga osobnych arkuszy i ręcznego aktualizowania danych.

W BCMLogic One: Mitygacja ryzyka jest osobnym, zarządzanym procesem. Użytkownicy mogą tworzyć Plany Postępowania z Ryzykiem, które mają własny cykl życia, właścicieli i terminy realizacji. Co więcej, platforma posiada dedykowany moduł KRI, który pozwala na powiązanie wskaźników z konkretnymi ryzykami i automatyczne alertowanie w przypadku przekroczenia zdefiniowanych progów.

5. Bezpieczeństwo i kontrola dostępu vs iluzoryczna ochrona

W świecie Excela: Ochrona ogranicza się do hasła na plik lub arkusz. Niemożliwe jest precyzyjne zarządzanie uprawnieniami – kto może edytować konkretny wiersz, a kto ma go tylko widzieć. Pliki mogą być dowolnie kopiowane i przesyłane, co prowadzi do całkowitej utraty kontroli nad wrażliwymi danymi.

W BCMLogic One: System opiera się na granularnym modelu uprawnień. Dostęp do poszczególnych ryzyk, modułów czy funkcji zależy od przypisanej użytkownikowi roli oraz jego miejsca w strukturze organizacyjnej. Każda akcja jest logowana, co zapewnia pełną rozliczalność i bezpieczeństwo danych.

Podsumowanie: Excel jako ryzyko samo w sobie

Choć Excel jest potężnym narzędziem analitycznym, używanie go do zarządzania ryzykiem w dojrzałej organizacji jest jak gaszenie pożaru za pomocą wiadra z wodą – możliwe, ale nieefektywne i bardzo ryzykowne. Brak centralizacji, automatyzacji, kontekstu biznesowego i odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa sprawia, że sam proces staje się źródłem ryzyka operacyjnego.

Platforma BCMLogic One została zaprojektowana od podstaw, aby adresować te wyzwania, dostarczając zintegrowane, bezpieczne i zautomatyzowane środowisko do zarządzania ryzykiem, które jest w pełni zgodne z nowoczesnymi standardami i regulacjami.

Chcesz zobaczyć, jak w praktyce wygląda przewaga platformy nad Excelem? Umów się na dedykowaną prezentację naszego rozwiązania.