Moduł Core
Moduł Core oferuje funkcje usługowe i automatyzujące, wykorzystywane przez pozostałe moduły biznesowe.
Automatyzacja procesu i spójność
GÅ‚ówne zaÅ‚ożenia
ModuÅ‚y merytoryczne Platformy BCMLogic, w tym BCM, korzystajÄ… ze wspólnych moduÅ‚ów i mechanizmów technicznych. Ich wspólnym celem jest realizacja trzech gÅ‚ównych zaÅ‚ożeÅ„.
AutomatyzacjÄ™ powtarzalnych czynnoÅ›ci i zapewnienie powtarzalnych i kompletnych dziaÅ‚aÅ„ dla takich samych obiektów biznesowych.
Zapewnienie spójnoÅ›ci danych nie tylko na poziomie aplikacji, ale również, a może przede wszystkim, na poziomie organizacji czy grupie organizacji.
Ujednolicenie tworzonych dokumentów oraz komunikacji w ramach procesów.
Mechanizmy te wspominane są przy opisie funkcji biznesowych, natomiast poniżej udostępniamy zwarte kompendium na ich temat.
Workflow
Workflow definiuje peÅ‚ny cykl życia danego obiektu/dokumentu. Jako obiekt rozumiemy zbiór informacji dotyczÄ…cej pojedynczej instancji charakterystycznej dla danego procesu – audyt, analiza BIA procesu, ryzyko, procedura awaryjna, test BCM, incydent, dokument, odstÄ™pstwo, wniosek o zmianÄ™ itd.
Każdy typ obiektu może mieć do dyspozycji wiele różnych workflow, odpowiadajÄ…cych jego specyfice. PrzykÅ‚adowo workflow dla procesu biznesowego może różnić siÄ™ od usÅ‚ugi IT.
​
Workflow jest budowany na bazie stanu – odpowiadajÄ…ce punktom na graficznej prezentacji poniżej. Taki stan odpowiada statusowi obiektu biznesowego. W zależnoÅ›ci od statusu można kontrolować widoczność i możliwość edycji zakÅ‚adek w aplikacji. PrzejÅ›cia workflow, na grafie reprezentowane przez strzaÅ‚ki, oznaczajÄ… czynnoÅ›ci możliwe do wykonania na bieżącym statusie obiektu. Po stronie aplikacji przejÅ›cia prezentowane sÄ… w postaci przycisków kontekstowych. Uprawnienie do wykonania przejÅ›cia jest kontrolowane na bazie ról systemowych. Dodatkowo, na każdym z przejść można zdefiniować wykonanie procedury lub polecenia. PrzykÅ‚adem zastosowania jest skrypt, który może wykonać zÅ‚ożonÄ… kontrolÄ™ danych obiektu, przed zmianÄ… statusu. JeÅ›li zaÅ‚ożony warunek (np. każda obserwacja musi mieć minimum jednÄ… rekomendacjÄ™) nie zostanie speÅ‚niony, wówczas wyÅ›wietlany jest komunikat, a status audytu pozostaje niezmieniony. Na przejÅ›ciu można zdefiniować jedno lub wiÄ™cej zdarzeÅ„ systemowych – powodujÄ…cych utworzenie i wysÅ‚anie powiadomienia. InnÄ… opcjÄ… przy definicji przejÅ›cia jest Schemat Akceptacji – sterujÄ…cy tym kto i w jaki sposób ma zaakceptować zmianÄ™ statusu lub wyrazić opiniÄ™. PrzykÅ‚ad zastosowania – akceptacja wyniku audytu przez przeÅ‚ożonego badanej jednostki.
Schematy akceptacji
Schemat akceptacji jest elementem określającym dodatkowy krok na przejściu workflow, tam gdzie wymagane jest podjęcie i zarejestrowanie decyzji lub wyrażenie opinii przez jednostkę. Przypisanie danego schematu ma miejsce na poziomie edycji przejścia workflow.
Natomiast do zarządzania schematami dedykowany jest oddzielny ekran. Przede wszystkim akceptacja może być jedno lub wielopoziomowa, przy czym warunkiem przejścia na wyższy poziom jest uzyskanie akceptacji na niższym poziomie. Odrzucenie akceptacji niżej, powoduje anulowanie wszystkich akceptacji wyższego poziomy.
Na poziomie definicji poziomu okreÅ›la siÄ™ aktorów akceptacji. MogÄ… to być osoby/grupy/role wskazane w schemacie, wÅ‚aÅ›ciciel audytu itp. Po przekazaniu audytu do akceptacji, użytkownicy wyliczeni przez aplikacjÄ™ na podstawie definicji, otrzymujÄ… powiadomienie. Osoba akceptujÄ…ca może/musi wpisać komentarz oraz zaakceptować (wówczas sterowanie workflow przechodzi na kolejny stan) lub odrzucić (sterowanie wraca na stan wskazany w definicji workflow).
Zdarzenia i powiadomienia
Powiadomienia w systemie działają w oparciu o tzw. zdarzenia (EVENT).
Zdarzenie może być wywoÅ‚ane na kilka sposobów.
-
Wykonanie przejścia w ramach workflow.
-
Wykrycie zmiany w danych – np. automatyczna zmiana status użytkownika po imporcie danych z systemu kadrowego.
-
SpeÅ‚nienie warunków wymagajÄ…cych utworzenia powiadomienia. PrzykÅ‚adowo: dla rekomendacji audytowej zostaÅ‚o mniej niż 30 dni do jej zakoÅ„czenia.
Proces obsÅ‚ugi powiadomieÅ„ regularnie sprawdza, czy pojawiÅ‚y siÄ™ nowe zdarzenia, dla których zdefiniowano komunikaty. JeÅ›li tak, wysyÅ‚ane jest powiadomienie, przy użyciu kanaÅ‚u wskazanego w szablonie.
-
Mail – skrzynka pocztowa, z której zostanie wysÅ‚ane powiadomienie mail. Opcja Automatic Email pozwala dynamicznie podstawiać email w zależnoÅ›ci od przypisania procesu w ramach struktury organizacyjnej – przydatne w opcji multicompany, gdzie mail powinien pochodzić z domeny konkretnej firmy z grupy.
-
Odbiorcy – możliwość elastycznego definiowania różnych kategorii Aktorów powiadamianych. W tym przypadku bÄ™dzie to osoba, która jest okreÅ›lona w schemacie akceptacji jako odpowiedzialna za akceptacjÄ™. Wskazane kategorie mogÄ… być Å‚Ä…czone.
Precyzyjny system uprawnień
System uprawnieÅ„ oparty jest o uprawnienia atomowe, odnoszÄ…ce siÄ™ do pojedynczych ekranów, opcji czy przycisków, oraz o role, które z jednej strony grupujÄ… poszczególne uprawnienia, a z drugiej sÄ… przypisywane do użytkowników.
​
Informacje o audycie podzielone sÄ… na tematyczne zakÅ‚adki. System uprawnieÅ„ pozwala na dynamiczne przydzielanie uprawnieÅ„ do podglÄ…du lub edycji danej zakÅ‚adki, w zależnoÅ›ci od kombinacji takich parametrów jak: rola użytkownika oraz status audytu.
Integracja z systemem kadrowym i zarzÄ…dzajÄ…cym uprawnieniami
BCMLogic umożliwia samodzielne zarzÄ…dzanie użytkownikami i ich uprawnieniami. Rekomendowanym rozwiÄ…zaniem, jednym z wielu zapewniajÄ…cych spójność danych i bezpieczeÅ„stwo na poziomie organizacji, jest integracja z systemami dostarczajÄ…cymi informacjÄ™ o użytkownikach i ich uprawnieniach. Integracja realizowana jest za pomocÄ… mechanizmów ETL lub online, bezpoÅ›rednio z systemem zarzÄ…dzajÄ…cym tożsamoÅ›ciÄ… i uprawnieniami.
​
Administrator systemu ma dostÄ™p do wielu różnych informacji dotyczÄ…cych użytkownika, podzielonych na tematyczne zakÅ‚adki.
-
Dane kontaktowe, logowania i status
-
Przynależność do jednostek organizacyjnych i grup zadaniowych
-
PowiÄ…zane elementy – szybki podglÄ…d do obiektów, do których użytkownik posiada uprawnienia
-
Dodatkowe informacje – niestandardowe dane potrzebne w danej organizacji
Struktura organizacyjna
Platforma BCMLogic przechowuje i wykorzystuje do dziaÅ‚ania strukturÄ™ organizacyjnÄ… przedsiÄ™biorstwa oraz listÄ™ pracowników – wraz z ich przypisaniem do jednostek i peÅ‚nionych funkcji. Informacje te mogÄ… być wprowadzane i zarzÄ…dzane z poziomu aplikacji, ale częściej stosowanÄ… metodÄ… jest pobieranie ich z systemów źródÅ‚owych. Odbywa siÄ™ to bÄ…dź przez mechanizm ETL bÄ…dź online poprzez komunikacjÄ™ z AD.
Praca w oparciu o faktyczne dane oznacza poprawność i spójność danych na poziomie caÅ‚ego procesu. Listy jednostek i pracowników używane sÄ… do wypeÅ‚niania formularzy, definiowania powiadomieÅ„ i akceptacji (zamiast konkretnej osoby, wskazujemy aktora: WÅ‚aÅ›ciciel jednostki), przypisywania rekomendacji itd.
Logowanie domenowe
GÅ‚ównym sposobem logowania do Platformy BCMLogic jest tzw. SSO, czyli dostÄ™p do aplikacji w oparciu o wczeÅ›niejsze uprawnienia uzyskane podczas logowania komputera użytkownika do domeny organizacji. Dla użytkownika oznacza to brak potrzeby pamiÄ™tania loginu i hasÅ‚a. Jest to bardzo wygodne szczególnie wtedy, kiedy użytkownik korzysta z systemu okazjonalnie – np. gdy dostanie powiadomienie o dziaÅ‚aniu do wykonania w ramach realizacji zaleceÅ„ poaudytowych. Klika wówczas w link dostarczony w powiadomieniu, aplikacja w tle weryfikuje uprawnienia i w przypadku pozytywnym, wyÅ›wietla odpowiedni ekran.
SÅ‚owniki danych
System szeroko wykorzystuje słowniki danych. Są to:
​
-
sÅ‚ownik obiektów biznesowych – procesy, zasoby, podatnoÅ›ci, lokalizacje, umowy, dostawcy itp.
-
sÅ‚owniki porzÄ…dkujÄ…ce dane – wszelkiego rodzaje typy i kategorie – np. typy zasobów, audytów, jednostek organizacyjnych i wiele innych
-
sÅ‚owniki etykiet ekranowych i komunikatów – przeważajÄ…ca wiÄ™kszość nazw ekranów, kolumn, przycisków i komunikatów może być ustawiana przez uprawnionego użytkownika z poziomu aplikacji