Zarządzanie Ciągłością Działania
Szybkie wdrożenie i minimalizacja nakładu na obsługę procesu
Gotowe schematy postępowania i wbudowana w system wiedza ekspercka
Moduł BCM to gotowe do użycia ekrany, powiadomienia, obiegi pracy oraz mechanizmy integracji danych, które bezpośrednio po instalacji systemu mogą być od razu używane produkcyjnie lub służyć jako podstawa do warsztatu, podczas którego zostanie wypracowana inna konfiguracja.
BCMLogic to nie tylko mechanizmy – to również wiedza ekspercka, wprowadzona przez naszych specjalistów do systemu na przestrzeni blisko dziesięciu lat.
Obsługa pełnego cyklu BCM
Od wpływu na biznes, przez analizę ryzyka po testowanie planów
Moduł prowadzi zespół BCM od początku do końca, istotnie pomagając wdrożyć lub zoptymalizować wszystkie fazy związane z obsługą BCM.
Osią, której używają wszystkie elementy modułu, jest świetne odwzorowanie modelu relacji Biznes (procesy) – Zasoby – Technologia. Użytkownicy aktualizują dane korzystając z dedykowanych formatek. Dostęp do obiektów jest kontrolowany na podstawie pełnionej roli, funkcji i umiejscowienia w strukturze organizacyjnej.
Poza byciem centralnym repozytorium wiedzy o BCM, system pozwala kontrolować przepływ pracy, wysyła odpowiednie powiadomienie, obsługuje złożone schematy akceptacji.
Inwentaryzacja
Podstawą działań z obszaru BCM jest zebranie i dostęp do aktualnych informacji o organizacji. BCMlogic ONE umożliwia dostęp do informacji o:
-
procesach i usługach biznesowych – to co robimy, na czym zarabiamy
-
zasobach – czego potrzebujemy do pracy
-
strukturze organizacyjnej – jak funkcjonujemy
-
pracownikach i rolach – z kim pracujemy i za co odpowiadamy
-
uprawnieniach – do czego mamy dostęp
-
lokalizacjach zapasowych – gdzie pracujemy jeśli coś się dzieje
-
zespołach awaryjnych – jak funkcjonujemy w sytuacji kryzysowej
Wewnętrzny model przechowuje informacje o powiązaniach pomiędzy wszystkimi informacjami o organizacji oraz elementami obsługiwanymi w aplikacji: ryzyka, incydenty, analizy BIA, procedury, testy itp.
Analiza BIA
Bardzo ważny krok mający na celu określenie krytyczności poszczególnych procesów, oczekiwanych czasów odtworzenia oraz zasobów (systemy, aplikacje, wyposażenie, osoby itd.) niezbędnych do wznowienia funkcjonowania organizacji. Analiza realizowane jest w oparciu o w pełni parametryzowany kreator, prowadzący użytkownika krok po kroku przez analizę. Aplikacja posiada wbudowaną metodykę działania. Na podstawowe kroki kreatora BIA składają się:
-
dane identyfikujące proces
-
kontekst biznesowy – zawiera opis procesu oraz możliwe działania alternatywne
-
formularz Kryteria BIA – składa się z pytań, które badają procesy biznesowe pod kątem wpływu na markę/wizerunek, finanse – straty finansowe, itd.
-
Minimalna Akceptowalna Konfiguracja – lista zasobów, które użytkownik wskazuje, jako niezbędne dla realizacji analizowanego procesu
-
inne, w zależności od potrzeb organizacji
Analiza ryzyka
Moduł oferuje różne metody analizy ryzyka dla procesów zakwalifikowanych jak krytyczne. Jednym ze sposobów jest badanie ryzyka dla każdego procesu, w kilku obszarach grupujących kategorie zasobów, np.: kadrowe, dostawcy zewnętrzni, lokalizacje, usługi IT. Inne podejście to badanie ryzyka na poziomie każdego z zasobów, który przypisany jest przynajmniej do jednego procesu krytycznego. Jeszcze inny, to badanie ryzyka na poziomie procesu biznesowego.
Możliwość łączenia i przeglądu informacji w różnych przekrojach:
-
wszystkie ryzyka dotyczące danego procesu
-
liczba procesów, na które ma wpływ dany zasób
-
strukturze organizacyjnej – jak funkcjonujemy
-
straty wynikające z materializacji danego ryzyka, na podstawie informacji z analizy BIA
-
inne potrzebne do lepszego zarządzania
Procedury awaryjne
Platforma to inteligentne repozytoriom planów i procedur postępowania w sytuacji awaryjnej. Poszczególne plany łączą się z elementami systemu (procesy, zasoby, testy) co pozwala na efektywne i wygodne zarządzanie ich cyklem życia (od przygotowania do uruchomienia i aktualizacji) oraz komponowanie gotowych scenariuszy. Ciekawą opcją jest porównywarka wersji, pozwalająca w łatwy sposób wychwycić i zatwierdzić lub odrzucić zmiany pomiędzy aktualną procedurą i jej nową wersją roboczą.
Scenariusze działania
Sposób postępowania i lista uruchamianych procedur zależy od charakteru zdarzenia. Moduł BCM umożliwia zdefiniowanie scenariuszy, a w ramach nich określenie:
-
charakteru zdarzenia
-
typu
-
poziomu prawdopodobieństwa i wpływu na biznes
-
powiązanych zasobów
-
procedur, które należy uruchomić
-
ryzyk związanych ze scenariuszem
Scenariusze mogą być łączone hierarchicznie – np. scenariusze dla danego województwa mogą być przypisane do nadrzędnego scenariusza dla całego kraju. Po uruchomieniu scenariusza system może wysłać powiadomienia do niezbędnych pracowników.
Test BCM
Dobry plan to plan przetestowany. BCMLogic pozwala na:
-
zdefiniowanie harmonogramu testów
-
określenie dowolnej liczby testów
-
przegląd testów archiwalnych, aktywnych i zaplanowanych
-
tworzenie testu do danej procedury/grupy procedur, procesów biznesowych, zasobów oraz w dowolnej kombinacji wymienionych parametrów
Do testu mogą być przypisane zalecenia i rekomendacje zmian w procedurach. Rekomendacje posiadają swój własny cykl życia, oparty o workflow, co pozwala na ich kontrolowaną realizację i monitorowanie.
Zawsze aktualna dokumentacja BCP
Dokumenty generowane na podstawie danych i szablonów
Z czasów, kiedy sami odpowiadaliśmy za BCM w instytucjach finansowych i ubezpieczeniowych, pamiętamy dwie bolączki.
Pierwszą z nich były opasłe, papierowe plany BCM – średnio na jeden departament przypadało minimum sto stron dokumentacji, zawierającej wynik analizy, zestawienie zasobów i plany awaryjne. Kłopot w tym, że już po miesiącu dokumenty zaczynały się dezaktualizować, a ich uzupełnianie było praktycznie nierealne – w końcu poza BCM każdy zespół, czy departament ma swoje zadania i cele biznesowe.
Rozwiązaniem tego miały być arkusze kalkulacyjne zawierające informacje dotyczące BCM. Szybkie rozrastanie tych arkuszy i próby utrzymania ich spójności stały się drugą bolączką.
Na pewno można zorganizować BCM w oparciu o arkusze kalkulacyjne, ale nawet w małej organizacji po pewnym czasie narzut pracy jest nieadekwatny do korzyści.
Dedykowane wsparcie dla placówek terenowych
Plany awaryjne placówek
Uproszczony i ustandaryzowany plan awaryjny placówki/oddziału, jest zbudowany w formie jednostronnicowego kreatora podzielonego na sekcje. Wiele informacji pobieranych jest z aplikacji i nie musi być wprowadzanych przez pracownika jednostki. Dzięki wykorzystaniu szablonu, plan może być wygenerowany do postaci PDF i wydrukowany na potrzeby dokumentacji.
Test placówek
Podobnie jak przy planach, również przy obsłudze testów placówek postawiono na jak najmniejsze obciążenie pracowników dodatkowymi zadaniami. Osoba odpowiedzialna za test może przekazać uprawnienia innemy pracownikowi, zmienić termin wykonania testu oraz wybrać realizowany scenariusz z predefiniowanej listy. Po wybraniu scenariusza, system automatycznie podstawia do testu kroki, jakie należy wykonać. Użytkownik w prosty sposób rejestruje wynik testu poprzez oznaczenia wykonania kroku, osoby wykonującej oraz wynik działania